1) Открываем Администратор
2) В верхнем меню открываем База данных
3) В открывшемся меню слева выбираем Новая, а справа – БД ЭК.
4) В открывшейся форме «Создание новой БД – БД ЭК» задаём имя заглавными латинскими буквами (например, для БД ЭК СКС – SKS, для БД ЭК брошюр – BROSH, для БД ЭК пожертвований - POJERT), затем вносим полное название базы данных (например, Систематическая картотека статей, или Брошюры, или Пожертвования) и нажимаем левую кнопку «Создать». Программа создаёт новую БД ЭК. После создания появляется информация «Создана новая БД ЭК», которую вы принимаете опцией ОК.
5) Таким образом, вы создали новую БД ЭК. Теперь необходимо её заполнить данными. Если эта база абсолютно новая и у вас нет архивов, которые необходимо в данную базу импортировать, вы просто закрываете Администратор.
6) Если у вас имеется архив, переданный из отдела комплектования, вы должны его в базу импортировать. После импортирования данных в БД процесс создания новой БД ЭК считается полностью завершённым.
7) Пользуясь администратором, любую базу можно удалить, опустошить, снять блокировку базы данных в целом и отдельных записей. Делается это с помощью раздела База данных верхнего меню, при открывании которого вам будет предложено то или иное действие.
- Опустошить? Подтвердите команду на опустошение – ДА. В этом случае база сохраняется, просто все записи из неё удаляются навсегда. Программа оповещает вас: «БД ЭК опустошена».
- Удалить? Подтвердите команду на удаление – ДА. В этом случае база удаляется навсегда вместе со всеми записями. Программа оповещает вас: «БД ЭК удалена».
- Снять блокировку – из предложенных вариантов(БД в целом, запись, список записей) выбрать нужный.
- При снятии блокировки записи, программа потребует MFN этой записи в данной БД ЭК. Если вы знаете, какая запись заблокировалась, введите MFN в окошечко и дайте команду Выполнить.
- Если вам нужно снять блокировку списка записей, программа (при наличии таковых) сама выдаст этот список. Вам нужно будет только дать команду Выполнить.
8) Аналогично Импорту данных производится и Экспорт, который необходим для архивирования данных БД ЭК. Архивы нужны на случай сбоя в программе Ирбис или поломки вашего компьютера.
9) Закрываем Администратор.